Para a maioria dos utilizadores, o Google Drive é apenas um armário de arquivo digital onde despejas PDFs, guardas capturas de ecrã e armazenas um ou outro documento que possas vir a precisar mais tarde. No entanto, se é apenas para isso que o estás a utilizar, estás a perder uma quantidade surpreendente do que esta plataforma consegue realmente fazer. Ao longo dos anos, a Google transformou o Drive em muito mais do que um simples armazenamento na cloud. Atualmente, oferece ferramentas que te ajudam a organizar ficheiros de forma automática, a colaborar de forma eficiente, a encontrar documentos rapidamente e até a automatizar pequenos aspetos do teu fluxo de trabalho. Contudo, muitas destas funcionalidades permanecem escondidas em menus e definições que são fáceis de ignorar. Por isso vamos dizer-te as funções no Google Drive que devias mesmo usar.
Funções no Google Drive que deves mesmo utilizar
O scanner de documentos integrado que a maioria ignora
Em primeiro lugar, a maioria das pessoas instala uma aplicação separada quando precisa de digitalizar um documento com o telemóvel. Todavia, o Google Drive já inclui um scanner bastante capaz e totalmente integrado.
No Android, basta tocares no botão de adição no Drive e selecionares a opção de digitalização para capturares rapidamente recibos, formulários ou notas. Após tirares a fotografia, o sistema deteta automaticamente as margens do documento e converte-o num ficheiro PDF. Por conseguinte, podes recortar, rodar ou aplicar filtros simples para melhorar a legibilidade antes de guardares. Depois disso, o upload é feito diretamente para o teu armazenamento, facilitando a organização.
A tecnologia OCR torna os teus ficheiros pesquisáveis
Além disso, uma das capacidades mais subestimadas do Drive é o reconhecimento ótico de carateres. Esta tecnologia consegue detetar texto dentro de imagens e PDFs digitalizados, tornando esse mesmo texto pesquisável dentro da tua conta. Isto significa que não precisas de ter nomes de ficheiros perfeitamente rotulados para encontrares o que procuras.
Se fizeres o upload de um documento fotografado, a plataforma consegue indexar o texto no seu interior. Deste modo, pesquisar por uma frase específica pode trazer à tona um ficheiro que já nem te lembravas que existia. No computador, podes também clicar com o botão direito do rato em certos PDFs e abri-los no Google Docs, o que extrai o texto de forma nativa e editável.
O histórico de versões permite-te recuperar rascunhos antigos
Por outro lado, apagar acidentalmente algo crucial ou substituir um documento importante pode parecer um autêntico desastre. Felizmente, o histórico de versões atua como uma rede de segurança integrada.
Para ficheiros criados no ecossistema da Google, o Drive regista automaticamente as versões anteriores sempre que alguém faz alterações. Podes aceder a isto abrindo um documento, acedendo ao menu Ficheiro e selecionando a área de histórico de versões. Consequentemente, aparecerá um painel a mostrar as edições anteriores, juntamente com as datas e os nomes de quem fez as modificações, permitindo-te restaurar o que for necessário. É uma verdadeira salvação quando trabalhas em equipa.
As descrições de ficheiros adicionam contexto
Adicionalmente, a plataforma permite-te adicionar descrições aos ficheiros. Trata-se de uma pequena funcionalidade que muitos ignoram, mas que pode ser incrivelmente útil. Em vez de confiares apenas nos nomes, podes incluir detalhes que explicam o conteúdo do documento.
Para adicionares uma, clica com o botão direito num ficheiro, vai a Informações do ficheiro, escolhe Detalhes e introduz o teu texto no campo de descrição. Este texto fica guardado com o ficheiro e qualquer pessoa com acesso pode visualizá-lo. Portanto, é uma forma simples e direta de adicionar contexto sem desarrumar a nomenclatura das tuas pastas.
O modo offline transforma o Drive num espaço de trabalho fiável
De igual modo, o modo offline torna o Drive muito mais fiável do que parece à primeira vista. Quando ativado, podes abrir e editar os teus documentos, folhas de cálculo e apresentações mesmo quando não tens qualquer ligação à Internet.
Para o usares no computador, abre as definições do Drive e ativa a opção offline. Já no telemóvel, toca no ícone de menu com três pontos ao lado do nome do ficheiro e escolhe a opção para o tornar disponível offline. Assim sendo, na próxima vez que perderes a ligação, seja num voo ou com um Wi-Fi instável, poderás continuar a trabalhar normalmente, e as tuas alterações serão sincronizadas assim que a rede voltar.
Os filtros de pesquisa avançada são autênticos salva-vidas
Por fim, os filtros de pesquisa avançada facilitam imenso a localização de ficheiros, especialmente se o teu armazenamento estiver caótico. Ao tocares no ícone de filtro na barra de pesquisa, verás opções para restringir os resultados por tipo de ficheiro, proprietário, localização, data de modificação e pessoas envolvidas.
Por exemplo, podes encontrar rapidamente PDFs que partilharam contigo no mês passado. Em suma, em vez de andares a vasculhar pastas ou a fazer scroll infinitamente, consegues identificar exatamente o que procuras em meros segundos.
Em conclusão, o Google Drive vai muito além do armazenamento básico. Depois de começares a usar ferramentas como a pesquisa avançada, o modo offline e a digitalização nativa, a plataforma transforma-se rapidamente num autêntico centro de produtividade para o teu dia a dia.
